Rutine for vold og trusler om vold i Viken fylkeskommune (Nå Buskerud fylkeskommune)

Mål

Viken fylkeskommune (nå Buskerud fylkeskommune) har nulltoleranse for vold og trusler om vold.

Denne rutinen skal:

• bidra til å forebygge at ansatte utsettes for vold og trusler om vold og redusere ettervirkningene hvis ansatte utsettes for vold og trusler.
• bidra til å fremme en åpenhetskultur slik at tematikken ikke blir privatisert, men behandlet som et arbeidsmiljøproblem som angår hele virksomheten.
• sikre en lik praksis på alle virksomhetene i Viken fylkeskommune.

Definisjon

Vold og trusler er hendelser hvor arbeidstakeren blir fysisk eller verbalt angrepet i situasjoner som har forbindelse med deres arbeid, dette gjelder også trusler på digitale medier, og som innebærer en åpenlys eller antydet trussel mot deres sikkerhet, helse eller velvære.

• Trusler er verbale angrep eller handlinger som har til hensikt å skremme eller skade den personen de er rettet mot.
• Vold er en handling som har som hensikt å føre til fysisk eller psykisk skade på person. Det kan også defineres som vold når arbeidstakere opplever utagerende handlinger hvor det utøves stort skadeverk på inventar og utstyr.

Selv om overgrep kan defineres generelt, er det subjektivt hva som oppleves som overgrep. Det må derfor tas hensyn til hvordan den ansatte selv opplever situasjonen.

Ansvar

Virksomhetsleder har det overordnede ansvaret og skal:

• forebygge, håndtere og følge opp vold og trusler som en del av det kontinuerlige og systematiske helse- miljø og sikkerhetsarbeidet
• sørge for at risikoforhold kartlegges og vurderes 
• utarbeide handlingsplaner og iverksette tiltak for å redusere risikofaktorene
• gi ansatte informasjon om gjeldene rutine for varsling og rapportering av vold og trusler 
• gi ansatte nødvendig informasjon og tilpasset opplæring knyttet til gjennomført risikovurdering 
• melde vold og trusler om vold i Viken fylkeskommunes HMS-avvikssystem
• sørge for at den/de som blir utsatt blir ivaretatt og henvist til helsepersonell/bedriftshelsetjenesten 
• vurdere om det skal sendes skademelding til NAV, og om Arbeidstilsynet og politi skal varsles 
• orientere AMU om alle hendelser
• orientere sikkerhet- og beredskapsansvarlig i fylkesadministrasjonen i etterkant av hendelsen. 

Ansatte skal: 

• medvirke i utformingen av tiltak for å forebygge vold og trusler 
• rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger av tiltak mot vold og trusler 
• informere leder så snart som mulig dersom han/hun er utsatt for vold og trusler 
• informere leder så snart som mulig dersom kollega har blitt utsatt for vold og trusler og ikke selv er i stand til å informere om dette  
• melde vold og trusler om vold i Viken fylkeskommunes HMS-avvikssystem. 

Veileder for vold og trusler om vold

Handlingsplan ved vold og trusler for Åssiden videregående skole

Vedtatt i hovedarbeidsmiljøutvalget 05.06.2020

Behandlet i Åssiden videregående skoles ledergruppe 13. oktober 2020 og 7. mai 2024

Drøftet og vedtatt i AMU ved Åssiden vgs. 26. oktober 2020 og 22. mai 2024

Informert i IDM ved Åssiden vgs. 15. oktober 2020 og 30. mai 2024

Viken fylkeskommune(Nå Buskerud Fylkeskommune) har nulltoleranse for vold og trusler om vold.

Dette skal tydeliggjøres i alle våre virksomheter. Vold og trusler skaper utrygghet og utgjør et arbeidsmiljøproblem for de ansatte. Forebygging og håndtering av vold og trusler er derfor svært viktig. Det skal skapes en bevissthets- og åpenhetskultur som gjør at det er lett å si fra om vold og trusler om vold.

Formålet med veiledningen er at virksomhetens leder og ansatte skal få hjelp til å finne fram til hva de selv kan gjøre for å forebygge at ansatte utsettes for vold og trusler, hvordan vold og trusler kan håndteres og hvordan ettervirkningene kan reduseres dersom ansatte utsettes for vold og trusler.

Rutinen og veiledningen sendes ut til alle ansatte, og skal gjennomgås av leder. 

Åssiden videregående skoles handlingsplan er innbakt i Viken/Buskeruds veileder, og er skrevet med blått. Denne legges i sin helhet ut på Ansattportalen og informeres om på skolens plandager på høsten og arbeides med på første avdelingsmøte hver høst. Planen arbeides med i teamene ved behov. Den brukes som underlag i risikovurderinger, og som sjekkliste ved oppfølging av enkeltsaker.

 Handlingsplanen evalueres og revideres samtidig med skolens HMS-systemhåndbok og følger dennes årshjul. Bruken av handlingsplanen evalueres tidlig i vårsemesteret på hver avdeling.

Forebyggende arbeid

Å forebygge vold og trusler er en del av det systematiske HMS-arbeidet. Det innebærer å kartlegge farer, vurdere risiko, utarbeide planer og prioritere tiltak, og iverksette tiltak for å redusere risikofaktorene. Virksomhetsleder skal gi ansatte informasjon om gjeldene rutine for varsling og rapportering av vold og trusler.

Virksomhetslederen skal sørge for at det foretas en kartlegging av risikoen for vold og trusler og at det utarbeides en prioritert handlingsplan for virksomheten. Denne handlingsplanen bør inneholde tidsfrister og gjøre det klart hvem som har ansvaret for å få gjennomført de konkrete tiltakene. Handlingsplanen godkjennes av AMU. Det er viktig at de ansatte får informasjon og opplæring i gjeldende rutiner, slik at de ansatte vet hvordan de skal håndtere vold og trusler. Som et ledd i opplæringen, kan øvelser på - og kurs om håndtering av vold og trusler være et nyttig hjelpemiddel.

Kartlegging og risikovurdering

Leder skal sørge for at risikoforhold på eget ansvarsområde kartlegges og vurderes. I kartleggingen skal aktiviteter som kan medføre risiko for vold og trusler identifiseres. Ved planlegging, utforming og utførelse av arbeid skal arbeidsgiver sørge for at det jevnlig blir gjennomført risikovurdering av forhold som kan innebære fare for vold og trusler.

 Risikovurderingen skal følges opp med handlingsplaner og nødvendige tiltak, og den skal gjennomføres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert, skal leder utarbeide planer og sikre iverksetting av tiltak for å redusere risikofaktorene.

1 Rutine er under utarbeidelse i Buskerud fylkeskommune i følge Personvernombudet april 2024

Informasjon og opplæring

Leder har ansvaret for at ansatte får nødvendig informasjon og tilpasset opplæring knyttet til gjennomført risikovurdering. Det vil gjøre ansatte i stand til å håndtere vold og trusler på en best mulig måte.

Retningslinjer for hva som bør gjøres i – og etter en voldssituasjon:

Generelle råd:

1. Vær aktiv passiv når du har en truende person framfor deg
2. Hold deg så rolig som mulig (dvs. rolig stemmeleie og kroppsspråk, ha blikkontakt)
3. Argumenter ikke med sterke utsagn
4. Fortell personen hva du skal gjøre (bruk enkle ord)
5. Prøv å komme deg raskt ut av en truende situasjon som kan føre til fysisk skade
6. Vær bevisst på løse gjenstander som kan kastes/brukes for å skade
7. Dersom det er fare for andre elevers/pasienters og ansattes trygghet, kan det være nødvendig å evakuere stedet.
8. Bruk mobiltelefon og ring politi//leder/virksomhetsleder

Virksomheten skal ha klare retningslinjer for hva som skal gjøres i – og etter en voldssituasjon.  Åssiden vgs. følger momentene i listen under og flytskjema slik beskrevet fra fylkeskommunen.

Momenter i en slik retningslinje skal være:

1.    Den voldsutsatte må bli tatt hånd om

2.    Voldsutøveren må bli tatt hånd om.

3.    Varsle virksomhetsleder og eventuelt andre som skal varsles med en gang.

4.    Det skal gjøres kjent hvem som har ansvaret i leders/stedfortreders fravær. Det vises til varslingsliste i skolens beredskapsplan.  Lilla beredskapsperm finnes hos alle avdelingsledere og verneombud.

5.    Dersom det er nødvendig, må ambulanse og politi tilkalles. Ikke stå i slike situasjoner alene, kontakt alltid en annen kollega så snart som mulig.

6.    Hendelsesforløpet bør klarlegges og dokumenteres skriftlig så langt det er mulig.

7.    Leder (skal i samarbeid med den ansatte) sørge for registrering i HMS-avvikssystemet. Personopplysninger må uttas, kun hendelse skal registreres med avdeling, kjønn og stilling.

8.    All vold og trusler om vold i sammenheng med arbeidet (også om dette skulle oppleves i privat sammenheng), registreres og følges opp av virksomhetsleder.

9.    Voldsepisoder og trusler om vold som vurderes som straffbare handlinger, skal som hovedregel meldes til politiet. Ansatte kan selv melde slike saker til politiet, men det er virksomhetsleder som har hovedansvaret for dette. Virksomhetsleder må også vurdere om det er grunnlag for å gi melding til barnevernet.

10. Arbeidstilsynet skal varsles ved alvorlig skade som medfører varig eller lengere tids arbeidsudyktighet. Dette gjelder både fysisk og psykisk skade.

11. Verneombud og/eller tillitsvalgte bør kobles inn i enkeltsaker. Den som er utsatt for hendelsen avgjør hvem de ønsker skal kobles inn.

12. Eventuell mediekontakt bør som hovedregel ivaretas av virksomhetslederen. 

13. Virksomhetsleder må vurdere om det er andre berørte parter som skal få informasjon.

14. Oppfølging av den voldsutsatte i ettertid.

15. Oppfølgning av voldsutøveren i ettertid. Ansvar: Avdelingsleder i samarbeid med KL, LMT/rådgiver og eventuelt eksterne instanser. Kontaktlærer må i alle sammenhenger bli informert/involvert.

Se flytskjema under for mer detaljert informasjon om ansvarsfordeling. Det er også grunn til å nevne grensetilfeller av vold og trusler. I slike situasjoner er det opplevelsen av situasjonene som er førende for hvordan de håndteres.

Håndtering i etterkant av en hendelse

Leder skal sørge for at arbeidstaker som blir utsatt for vold og trusler om vold får nødvendig oppfølging, både i forhold til de fysiske og psykiske belastningene hendelsen har medført. Ansatte skal oppleve støtte og ivaretakelse, gjennom debrifing og oppfølgingssamtaler. Kollegial støtte er også viktig.

Debrifing i denne sammenheng er ment som en strukturert samtale/møte hvor en kan gjennomgå fakta, tanker, inntrykk og reaksjoner etter en traumatisk hendelse.

Dersom en ansatt har fått midlertidig eller varig redusert arbeidsevne som følge av vold eller trusler om vold, har virksomhetsleder en tilretteleggingsplikt. Det vises i denne forbindelse til personalhåndboka/HMS-håndboka om sykefraværsoppfølging og tilrettelegging. 

Etterarbeid

Hendelser knyttet til vold og trusler skal evalueres. Evaluering skal inngå som en integrert del av Viken fylkeskommunes systematiske HMS-arbeid, interne planer og regelverk. 

Særlig om forebyggende arbeid og retningslinjer for håndtering av vold og trusler på skolene

Vold og trusler skal være tema på skolene i samarbeid med elevenes foresatte og elevråd/skolemiljøutvalg. På Åssiden vgs. informerer vi om rutinen ved vold og trussel om vold ifm. oppstartsamtale og foreldremøter.

Flytskjema for håndtering av vold og trusler om vold mot ansatte i Viken fylkeskommune(Nå Buskerud fylkeskommune)

 VEDLEGG beskrevet i punkt 1 under forebyggende arbeid: 

VOLD OG TRUSSEL OM VOLD

Sjekkliste for kartlegging av mulige risikoforhold

 Forhold som besvares med «ja» skal risikovurderes.