Reglement for distriktsvalgstyret

5.1 Møter

Distriktsvalgstyret behandler saker og treffer vedtak i møter.

Møter skal holdes etter oppsatt møteplan, men kan også holdes når:

1. Distriktsvalgstyrets leder mener det er nødvendig
2. Minst 1/3 av medlemmene krever det

Distriktsvalgstyrets møter skal være åpne dersom det ikke foreligger forhold som gjør at møtet lukkes, jr. kommuneloven § 11-5.

Møtene ledes av distriktsvalgstyrets leder eller nestleder.

Alle medlemmer av distriktsvalgstyret kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

5.2 Innkalling og saksliste

Distriktsvalgstyrets leder setter opp saksliste for hvert enkelt møte (kommuneloven § 11-3). Innkalling til møtet skal sendes valgstyrets medlemmer med rimelig varsel. lnnkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene.

Distriktsvalgstyrets møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kommuneloven § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten. 

Distriktsvalgstyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Distriktsvalgstyret kan fatte vedtak eller gi innstilling i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

På tilsvarende måte kan distriktsvalgstyret fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er  sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det, (kommuneloven § 11-3, femte ledd).

5.3 Vedtaksførhet og avstemninger

Distriktsvalgstyret kan treffe vedtak eller avgi innstilling når minst halvparten av medlemmene har vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes og innstilling avgis med flertallet av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.
 

5.4 Møtebok

Det skal føres møtebok for distriktsvalgstyrets møter.

Hvis det besluttes at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av valgstyret er inhabilt.

5.5 Møteplikt

Distriktsutvalgets medlemmer plikter å møte med mindre det foreligger gyldig forfall. Som gyldig forfall regnes: sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid. Et medlem eller et innkalt varamedlem som er forhindret fra å møte, skal snarest mulig melde dette til møtelederen/sekretariatet og opplyse om forfallsgrunnen.

Må et medlem søke møteleder om permisjon under møtet, gjelder krav om gyldig forfall på samme måte. Møteleder, ved sekretariatet, kaller straks inn varamedlem i henhold til kommunelovens regler. Det samme gjøres når møteleder er kjent med at en representant må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møte. Søknad om forfall/permisjon avgjøres av møteleder.