Tilskuddordningen gir søkere med begrensede kommersielle inntektsmuligheter mulighet til å arrangere. Ordningen er med på å styrke samarbeid, nytenking og frivillighet, og dermed bidra til robuste idrettslag. Store arrangementer kan føre til anleggsutvikling, bidra til infrastrukturutbedringer og nyinvesteringer i utstyr, noe som kommer våre innbyggere til gode.  Tilskuddsordningen gir positive ringvirkninger til reiselivsnæring og næringslivet generelt, og gjør Buskerud til et mer attraktivt bosted og reisemål. Fylkeskommunen ønsker en aktiv befolkning med en sterk regional identitet.

Buskerud fylkeskommune vil gjennom sin virkemiddelbruk støtte og samarbeide med utvalgte arrangører for å få store arrangementer til Buskerud. Ordningen gjelder for konkurranser både for funksjonsfriske og for personer med nedsatt funksjonsevne.  

Målsetningen med ordningen er:

• Arrangementer er et viktig by/bygd utviklingstiltak, skaper lokalt engasjement, gir bolyst og boglede.
• Trekker til seg deltakere og publikum utenfor fylket
• Bidrar til samhandling mellom kultur, idrett og næring, inkludert reiseliv
• Bidrar til løft i frivillighet og lokalt idrettsarbeid
• Bidrar til økonomisk verdiskapning, sesongforlengelse og arbeidsplasser
• Bygger merkevare, profil og omdømme for arrangørstedet og fylket.

Arrangementene som støttes skal komme befolkningen i Buskerud til gode.

Hvem kan søke?

Arrangøren må være organisert på en slik måte at et eventuelt overskudd ikke kan bli utbetalt som utbytte til private eiere. Søkere kan for eksempel være kommuner og organisasjoner tilsluttet NIF, medlemsbaserte organisasjoner, eller arrangementsselskap som er majoritetseiet av slike organisasjoner. Andre søkere, som for eksempel aksjeselskap og stiftelser, vurderes særskilt.

Søker må være registrert i Enhetsregisteret.

Søknadsfrist:

• 1. november.

Hvilke typer arrangement kan det søkes støtte til?

Tilskudd skal gå til store arrangementer av nasjonal eller internasjonal betydning. Arrangement som kan vise til økt attraktivitet og verdiskapning for Buskerud, og ha som målsetning om å trekke til seg deltakere og publikum utenfor fylket, vil bli prioritert.

1. Store internasjonale konkurranser:

Arrangement for toppidrettsutøvere i verdenstoppen, konkurranser som EM, VM, Verdenscup eller tilsvarende. 
Internasjonale mesterskap fordeles gjerne flere år i forveien. Søkere i denne kategorien bes ta kontakt med fylkeskommunens kontaktperson så tidlig som mulig.

2. Store nasjonale/mindre internasjonale konkurranser.

Toppidrett med norgeseliten (f.eks.NM) og mindre internasjonale konkurranser med deltakere fra flere nasjoner (f.eks. Nordisk mesterskap, internasjonale konkurranser uten status som verdenscup)

3. Fysisk aktivitet

Fysisk aktivitetskategorien omfatter konkurranser for mosjonister. Arrangementene kjennetegnes med mange deltakere som har “veien” som mål.

Andre konkurranser, inkludert store konkurranser som ikke har de overnevnte statusene, samt konkurranser for aldersbestemte klasser og veteraner vurderes særskilt.

Tilskudd fra denne ordningen skal gå til utgifter rundt planlegging, prosjektering og gjennomføring av nasjonale og internasjonale arrangementer.

Bærekraft store arrangementer

Arrangører oppfordres til å:

• Redusere miljøavtrykk (mål 13) gjennom transportløsninger som kollektiv, samkjøring og gjenbruk av utstyr.
• Fremme ansvarlig forbruk (mål 12) ved lån/leie og gjenbruk.
• Styrke lokal økonomi (mål 11) ved å bruke lokale leverandører og matprodusenter.
• Bidra til sosial bærekraft (mål 3 og 10) gjennom frivillighet, inkludering og folkehelse.
• Samarbeide bredt (mål 17) med ulike aktører for å gjennomføre arrangementet.

Buskerud fylkeskommune stiller krav om at arrangører av store idrettsarrangementer har fokus på bærekraft. Det innebærer:

• Bærekraftplan skal vedlegges søknaden.
• Bærekraftkoordinator skal være til stede under arrangementet.
• Rapport om gjennomførte tiltak skal leveres etter arrangementet.

Hvordan søke?

Det er utarbeidet et eget søknadsskjema for tilskuddsordningen, søker fyller ut søknadsskjemaet og sender det inn sammen med vedleggene.

Søk om tilskudd til store arrangement for idrett og fysisk aktivitet

Vedlegg som skal lastes opp i tillegg til søknadsskjemaet:

• Utfyllende informasjon om arrangementet, det skal gi en god oversikt og forståelse av hva som arrangeres og omfanget av arrangementet.
• Budsjett/finansieringsplan, oversikt over kostnader og inntekter
• Plan for bærekraftstilltak for arrangementet. Arrangementet skal legge FNs bærekraftsmål til grunn (økonomisk-, miljø- og sosial bærekraft). Søknaden skal beskrive hvilke mål og tiltak som planlegges, og hvordan disse oppnås. Arrangøren skal ha en bærekraftskoordinator.

Hvor mye støtte kan man søke på?

Det kan søkes om inntil 1/3 av godkjente kostnader. Nedre søknadsbeløp på ordningen er kr.50 000,-

Godkjente kostnader inkluderer:

• Sekretariat og resultatservice
• Dommere og teknisk personell
• Markedsføring
• Transport
• Leie av anlegg og utstyr
• Transport under arrangementet

Tildeling vurderes ut fra arrangementets størrelse, finansieringsbehov og antall søknader.

Merk: Det gis ikke underskuddgaranti eller økonomisk støtte til banketter, deltagelse, reise og opphold for utøvere.

Arrangøren skal ha rabattordning for barn og unge. Ledsager for funksjonshemmet som løser ordinær pris, gis gratis adgang ved arrangementer.

Behandling av søknaden

Søknadsbehandlingen behandles i tråd med god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd. Vurderingen baseres på søknaden, tilgjengelig informasjon og tildelingskriteriene.

Søker får skriftlig svar i rimelig tid etter behandling i Hovedutvalget for kultur, idrett og folkehelse.

Forpliktelser:

Arrangørnettverk:

Fylkeskommunedirektøren vil utforske mulighetene for å etablere et arrangørnettverk som fasiliteres av fylkeskommunen. Et slik nettverk vil kunne bidra til erfaringsdeling og kompetanseutvikling blant arrangører, og styrke kvaliteten på arrangementer i regionen. Tilskuddsmottakere forplikter seg til å bidra aktivt inn i nettverket.

Dokumentere ringvirkninger:

Store arrangementer er viktige for idretten, reiselivsnæringen og øvrig næringsliv. Arrangøren, utøvere og publikum bruker penger på overnatting, mat, transport og andre tjenester, noe som gir økonomisk vekst til lokalt næringsliv. Det er viktig å vise frem betydningen og ringvirkningene arrangementene har for regionen. Arrangører må være åpne for samarbeid med fagmiljøer for å kartlegge og dokumentere ringvirkninger av sitt arrangement.

Profilering/synliggjøring

Arrangementer som mottar støtte skal synliggjøre dette i omtale i medier, trykksaker, på nettsider og i sosiale medier. Det skal fremgå tydelig at arrangementet har mottatt støtte fra Buskerud fylkeskommune.

Fylkeskommunen skal ha synlighet som samsvarer med den størrelsen tilskuddet utgjør, sammenliknet med andre bidragsytere.

Buskeruds logo

Buskerud fylkeskommunes logo skal brukes på alle trykte materialer og digitale flater. Logoer og annet grafisk materiale finnes på bfk.no.

Rapportering og utbetaling av tilskudd

Fylkeskommunen kan foreta en delutbetaling på inntil 75% av tilskuddet i forkant av arrangementet.

Sluttutbetaling skjer når fylkeskommunen har mottatt tilfredsstillende rapportering og utbetalingsanmodning.

Innen to måneder etter gjennomført arrangement skal en utbetalingsanmodning med følgende vedlegg sendes fylkeskommunen:

• Prosjektregnskap
  • Prosjektregnskapet (Inntil kr 500 000,- signert av styre og valgt revisor. Tilskudd på kr 500 000,- eller høyere krever revisorrapport fra statsautorisert revisor.
  • Fylkeskommunens tilskudd skal spesifiseres i regnskapet (skal for eksempel ikke samles i en post for offentlige tilskudd).
• Stevnerapport
  • Skal inneholde en kort beskrivelse av gjennomføring av arrangementet, antall deltakere, frivillige, publikum og annen relevant informasjon.
• Bærekraftsrapport
  • Måloppnåelse og fokusområder (skriv kort om hvilke bærekraftmål dere hadde fokus på og hva som ble gjort)
  • Kan leveres i egen rapport, eller innarbeides i stevnerapporten.

Ved tilskudd over kr. 400 000,- forplikter arrangøren seg til å være villig til å bruke Innovasjon Norges arrangementskalkulator. Arrangementskalkulatoren er et verktøy for å estimere økonomiske effekter av arrangementet.

Rapporten sendes til post@bfk.no, og merkes “Tilskuddsordning Store arrangementer for idrett og fysisk aktivitet”

Buskerud fylkeskommune og/eller fylkesrevisjonen har rett til innsyn i dokumentasjon.

• Midlene er benyttet i samsvar med gjeldende relevante planer for Buskerud fylkeskommune.
• Arrangøren har vært villig til å delta på møter og samarbeidet med arrangementsnettverket
• Arrangøren har måloppnåelse på tiltak rundt FNs bærekraftmål. Det har vært en egen koordinator/leder for bærekraft under planlegging og gjennomføring av arrangementet.
• I tillegg til hovedarrangementet ble det gjennomført aktiviteter for barn og unge.
• Det var rabattordning for barn, unge og funksjonshemmede som er avhengig av ledsager.
• Buskerud fylkeskommune har blitt profilert tilsvarende tilskuddet størrelse, under arrangementet.
• Det planlagte arrangementet er gjennomført i overensstemmelse søknaden.
• Utbetalingsanmodning med vedlagt godkjent prosjektregnskap, evalueringsrapport og rapport om måloppnåelse for bærekraft (kan bakes inn i evalueringsrapporten) er sendt Buskerud fylkeskommune innen fristen på to måneder etter gjennomført arrangement (hvis annet ikke er avtalt).

Oppfølgning og kontroll

Skjer det større endringer underveis i arbeidet med tiltaket, må Buskerud fylkeskommune informeres. Buskerud fylkeskommune vurderer mottatt rapportering, foretar en rimelighetskontroll, og vurderer om det er behov for ytterligere oppfølging.

Bortfall av tilskudd

Dersom prosjektet ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller at det blir gitt uriktige opplysninger, kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling, helt eller delvis.

Eventuell manglende rapportering, manglende søknad om utsatt rapporteringsfrist, eller bruk av midler som ikke samsvarer med fastsatte betingelser, kan også medføre bortfall av støtte og begrensninger for senere søknader.

Klage- og innsynsrett

Du kan klage på vedtaket. Klagen sendes til Buskerud fylkeskommune, e-post: post@bfk.no, eventuelt Postboks 3563, 3007 Drammen. Frist for å klage er tre uker fra datoen på vedtaket.

Du kan også be om å få se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven paragraf 18 og 19.