• Dato innsendt: 09.04.2024
• Dato besvart: 15.04.2024

Torsdag 7 mars kl. 14-16 ble det gjennomført et gruppeledermøte i regi av fylkesordfører. I oppstarten av møtet ble det fra flere uttrykket bekymring om lovligheten av gjennomføring av et slikt møte som ikke var satt på agendaen med noe offentlig saksliste eller innkalling og det ble sagt at der skulle gjennomføres en juridisk vurdering av møteformen.

I fylkesutvalgsmøtet 18. mars etterspurte representanten denne juridiske vurderingen, og det ble sagt at den snart var klar.

På bakgrunn av at representanten fortsatt ikke har hørt noe mer om dette stilles følgende spørsmål:

Når forventes den juridiske vurderingen ferdigstilt?

1. Om den juridiske vurderingen viser at møtet ikke var i henhold til lovverket for møter i fylkeskommunal regi, hvordan ser fylkeskommunedirektøren for seg at møtets innhold og eventuelle konklusjoner skal behandles administrativt og politisk?

Fylkeskommunedirektørens svar:

Fylkesordfører inviterte alle gruppelederne til et informasjonsmøte 7. mars 2024. Møtet ble avviklet på fylkesordførers møterom. I møtet deltok fylkesordfører, fylkesvaraordfører og gruppeledere fra R, SP, H, AP, KRF, INP og FRP. Fra administrasjonen møtte leder for politisk sekretariat, fylkesordførers sekretær og fylkeskommunedirektør.

I innkallingen til møtet ble gruppelederne oppfordret til å spille inn forhold som er viktige for folkevalgtes arbeidshverdag. I innkallingen ble det spesifikt anmodet om at man gjerne kunne dele tanker om praktiske rammer rundt fylkestingene i 2024. Eksempler som ble trukket frem var befaringer/besøk, invitasjon av lokale krefter, sosialt program og eventuelt tanker om sommeravslutninger.

I forkant av møtet hadde gruppeledere fra AP, FRP og H oversendt en del kommentarer og forventninger til fylkesordfører, som utvidet den tematiske rammen for møtet. I møtet kom det også flere andre innspill som, i det vesentligste, omhandlet nødvendig praktisk tilrettelegging for utøvelsen av folkevalgtrollen.

I etterkant av informasjonsmøtet bestilte fylkeskommunedirektør en juridisk betenkning om avvikling av gruppeledermøter av fylkesadvokaten i Buskerud. Grunnet kapasitetsutfordringer hos Fylkesadvokaten i Buskerud, ble oppdraget ivaretatt av Fylkesadvokaten i Akershus v/ advokat Anders Huitfeldt. Bestillingen til fylkesadvokaten var formulert slik:

«Fylkeskommunedirektør ønsker et notat der det ses på ulike forhold rundt gruppeledermøte:

- Lovligheten 
- Åpent/lukket møte
- Gjelder kommunelovens saksbehandlingsregler

Det er ønskelig at man ser på to sitasjoner:

1. Møter der kun gruppelederne deltar
2. Møter der fylkeskommunedirektør / andre fra administrasjonen deltar sammen med gruppelederne

Fylkeskommunedirektør ønsker et notat som kan legges frem for gruppelederne.»

Svaret fra fylkesadvokaten i Akershus ble mottatt 9. april 2024, og refereres i sin helhet 
nedenfor:

«Hei,

Jeg viser til henvendelsen under som er av generell karakter. Det overordnede spørsmålet vil være om gruppelederne regnes som et folkevalgt organ iht. kommuneloven §§ 5-1 eller 5-2 og om møteprinsippet i § 11-2 dermed kommer til anvendelse:

• «Folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter.»

Dette innebærer blant annet at kommunelovens krav om valg til folkevalgte organer i kapittel 7 og kravene til saksbehandlingen i kapittel 11 vil komme til anvendelse, herunder innkalling, saksliste, møtebok og ikke minst kravene til møteoffentlighet.

Det avgjørende etter § 11-2 vil være om det skal drives noen form for saksbehandling i møtet. Det vises til KDDs veileder saksbehandling-i-folkevalgte-organer-i-kommuner-og-fylkeskommuner-med-omslag.pdf (regjeringen.no) s. 7-8:

• «Kommuneloven § 5-1 andre ledd § 5-2 lister opp hvilke organer som de folkevalgte kan opprette. Hvis en gruppe folkevalgte møtes for å behandle en sak, så skal det altså både skje i et formelt møte, og i et organ nevnt i § 5-1 eller § 5-2. Trer for eksempel alle gruppelederne i kommunestyret, eller formannskapet pluss gruppelederne for partiene som ikke er representert der, sammen for å behandle om en sak, er det altså i strid med Saksbehandling i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner 8 kommuneloven § 5-1, så lenge det ikke er opprettet et organ hvor disse folkevalgte er valgt inn som medlemmer (her vil et utvalg etter § 5-7 være mest aktuelt). Videre vil en slik behandling være i strid med regelen om at folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter, jf. § 11-2.»

Spørsmålet blir derfor hva som regnes som saksbehandling. Her vil formålet med møte ha betydning, jf. veilederen s. 8:

• «Sivilombudet har i flere uttalelser omtalt møtebegrepet i kommuneloven og kravet til at folkevalgte i kommunene skal drive saksbehandling i møter.1 Sivilombudet har blant annet gitt utrykk for at «spørsmålet om hva som må karakteriseres som et møte i lovens forstand, må bestemmes ut fra hensikten med møtet og i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle.» En sammenkomst i et folkevalgt organ som ikke er betegnet som et formelt møte og der saksbehandlingsreglene for møter ikke er fulgt, kan altså likevel, på bakgrunn av intensjonen med og innholdet i sammenkomsten, blir vurdert å være et formelt møte, som skulle ha fulgt saksbehandlingsreglene for møter. Slike situasjoner er omtalt mer i kapittel 5.»

Og s. 31:

• «Dersom alle gruppelederne ønsker å møtes for å drøfte en sak, må det skje i et opprettet folkevalgt organ, jf. § 5-1 for å være i tråd med møteprinsippet, og saksbehandlingsreglene må da følges. Det er ingenting i veien for å opprette slike organer, men de må følge reglene både for oppnevning og saksbehandling. § 5-1 og § 5-2 inneholder en uttømmende liste over hvilke organer kommunestyret kan opprette. Som følge av at listen over folkevalgte organer er uttømmende, åpner ikke loven for møter utenfor disse organene, som for eksempel en samling hvor alle gruppelederne eller formannskapet pluss noen andre folkevalgte møtes for å drøfte konkrete saker. Denne typen uformelle sammenkomster med et stort antall folkevalgte, vil per definisjon være ulovlig saksbehandling fordi saksbehandlingen ikke skjer i møter i folkevalgte organer slik det kreves etter § 11-2 første ledd. Slike sammenkomster vil derfor også være i strid med møteprinsippet helt uavhengig av om de er kunngjort eller lukket uten hjemmel i kommuneloven.»

Dersom møtet mellom gruppelederne kun har til formål å diskutere hvordan en sak skal behandles i et folkevalgt organ for eksempel dersom gruppelederne tar et særmøte for å bli enige om voteringsmåte vil det ikke være krav om å opprette et folkevalgt organ eller avholde møte i henhold til møteprinsippet. Veilederen pkt. 5.3 inneholder en omtale om møteprinsippet gjelder i en del forskjellige typetilfeller herunder fellesmøter, budsjettmøter, opplærings og orienteringsmøter hvor spørsmålet om gruppelederne er omtalt under «politikermøter». Her gis det en viss åpning for å diskutere politiske spørsmål dersom møtet ikke omfatter samtlige gruppeledere:

• «Politikerne fra samme parti som sitter i kommunestyret omtales gjerne som en gruppe. Hver partigruppe har normalt en gruppeleder. De politiske partiene er ikke regulert av kommuneloven, og rene politiske gruppemøter i et parti er derfor ikke omfattet av reglene i kapittel 11. På samme måte som at et parti alene kan drøfte saker internt uten at det omfattes av reglene om møteoffentlighet, må også de samarbeidende partiene kunne ha møter seg imellom for å drøfte politiske spørsmål. 
  (…)
  
  Under et kommunestyremøte vil det som følge av dette være greit om en partigruppe ber om en pause for å avklare et standpunkt i et gruppemøte. En gruppe vil trolig også kunne konferere med en annen gruppe de samarbeider med. Dersom det blir felles gruppemøter med fem eller seks partigrupper, og dette er alle partiene i kommunestyret, vil det være i strid med møteprinsippet å flytte den reelle saksbehandlingen over i det møtet.»

KDD er derimot restriktive på å akseptere unntak fra møteprinsippet dersom administrasjonen skal involveres i gjennomføringen av møtet:

• «Dersom administrasjonen i en eller annen form gir bistand til gjennomføringen av møtet, som for eksempel ved å sende innkallingen, skrive referat og lignende vil det være tvilsomt om det kan holdes uten å følge reglene om saksbehandling i folkevalgte organer, herunder møteoffentlighet.»

Med vennlig hilsen

FYLKESADVOKATEN I AKERSHUS

Anders Huitfeldt

Advokat»

Avslutningsvis vil fylkeskommunedirektøren tilrå å opprette et utvalg, i tråd med kommuneloven § 5-7. På den måten kan man sikre at fremtidige gruppeledermøter gjennomføres som et politisk møte i kommunelovens forstand, i tråd med møteprinsippet, kravene til møteoffentlighet og kommunelovens saksbehandlingsregler.

På prinsipielt grunnlag, og med god støtte fra råd av KS, mener fylkeskommunedirektøren at det er klokt at fylkesordfører, gruppeledere og fylkeskommunedirektør har regelmessige møter med vekt på effektiv og god samhandling.